Dataskyddsmeddelande
Eschners understödsregister
EU:s dataskyddsförordning 2016/679
Dataskyddslagen 2018/1050
Datum: 20.02.2026
Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen Eschnerska Frilasarettet sr
FO-nummer: 0902161-7
Kaskisgatan 15a
20700 Åbo
Kontaktuppgifter
Gunilla Sjöberg
gunilla.sjoberg@eschner.fi
tfn 040 515 1537
Registrets namn
Eschners understödsregister
Personuppgiftsbiträde
Ansökningssystemet Rimbert tillhandahålls av:
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.
FO-nummer: 2379356-8
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors
Systemleverantören använder följande personuppgiftsbiträden:
- Amazon Web Services: för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- IN GROUPE Trust Services ApS: för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat understöd
- Hetzner Online GmbH: all information i registret lagras på Hetzners servrar
Syfte med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas i samband med stiftelsens understödsverksamhet.
Behandlingen sker för att:
- ta emot och behandla ansökningar om understöd
- bereda och fatta beslut om understöd
- betala ut och följa upp beviljade understöd
- uppfylla lagstadgade skyldigheter gentemot myndigheter
- utveckla stiftelsens understödsverksamhet och ansökningssystem
Den rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse, rättslig förpliktelse samt åtgärder i samband med ansökan och utbetalning av understöd.
Källor till personuppgifter
Personuppgifter samlas i första hand in från den sökande i samband med ansökan.
Uppgifter kan även uppkomma i samband med:
- kompletteringar till ansökan
- elektronisk identifiering vid rekvisition av bidrag
- redovisningar och uppföljning av beviljat understöd.
Registrets informationsinnehåll
Registret innehåller uppgifter som i huvudsak lämnas av den sökande själv.
Uppgifterna kan omfatta:
- Uppgifter om sökanden
- namn
- adress
- telefonnummer
- e-postadress
- organisationsuppgifter (t.ex. FO-nummer)
Uppgifter i ansökan
- projekt- eller verksamhetsbeskrivningar
- budgetuppgifter
- bilagor till ansökan
Vid beviljat understöd kan dessutom lagras
- bankkontonummer
- uppgifter om utbetalningar
- beslutstidpunkt
- uppgifter om ändringar eller återkrav
- elektronisk identifiering i samband med rekvisition
- redovisningar och rapporter om hur stödet använts
Hur länge bevaras uppgifterna?
Ansökningshandlingar och beslut bevaras permanent för arkiv- och forskningsändamål. Materialet har ett stort kulturhistoriskt värde och används även för att följa upp och utveckla stiftelsens understödsverksamhet.
Utlämnande av uppgifter
Ansökningarna behandlas av stiftelsens personal, förtroendevalda samt externa sakkunniga vid behov. Alla personer som behandlar uppgifterna omfattas av sekretessplikt och har endast tillgång till de uppgifter som behövs för deras uppdrag.
Uppgifter om beviljade understöd kan publiceras på:
- stiftelsens webbsida
- verksamhetsberättelser
- publikationer
- sociala medier
Följande uppgifter kan offentliggöras:
- organisationens namn
- hemort
- ändamålet för vilket understödet beviljats
- bidragets storlek
- beslutsdatum
- verksamhetsområde
Uppgifter kan lämnas ut till andra fonder och stiftelser i syfte att främja informationsutbyte. Sådan utlämning omfattar dock aldrig personuppgifter.
Överföring av uppgifter utanför EU/EES
Personuppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Skydd av personuppgifter
Personuppgifter behandlas konfidentiellt och skyddas med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.
- Tillgång till uppgifter är begränsad till behöriga personer
- Systemet skyddas genom krypterad anslutning (SSL)
- Servrarna finns i Hetzner Finland Oy:s molntjänst
- Tjänsteleverantören följer informationssäkerhetsstandarden ISO 27001
Automatiserat beslutsfattande
Automatiserade beslutsprocesser används inte vid behandlingen av ansökningar.
Rätt till insyn
Den registrerade har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas om hen i registret.
Begäran ska göras skriftligt till den personuppgiftsansvarige.
Den registrerade kan även ladda ner sina uppgifter genom att logga in i ansökningssystemet.
Beslut om understöd fattas av stiftelsens styrelse efter en helhetsbedömning av ansökningarna. Enskilda bedömningsanteckningar, sakkunnigutlåtanden eller interna beredningsdokument lämnas inte ut.
Rätt till rättelse
Den registrerade har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas.
Begäran skickas till:
gunilla.sjoberg@eschner.fi
Rätt att invända mot behandling
Den registrerade har rätt att invända mot att personuppgifter behandlas i samband med ansökan. Om den registrerade motsätter sig behandlingen kan ansökan inte behandlas.
Rätt att begära radering
Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:
- behandlingen saknar rättslig grund
- uppgifterna behandlas i strid med lag
Stiftelsen Eschnerska Frilasarettet sr är i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.
Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter överförda till en annan registeransvarig.
Rätt att lämna klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in till klagomål till tillsynsmyndigheten om behandlingen av personinformationen anses strida mot dataskyddslagstiftningen.
Tillsynsmyndighet:
Dataombudsmannens byrå
